Cuando estás al frente de un programa social, uno de los retos a los que te enfrentas es el relacionado con las gestión de los datos; datos personales y de contacto de los beneficiarios, datos de las personas y organizaciones involucradas en la iniciativa, encuestas, etc.
Todo esto puede llegar a ser caótico, especialmente si hay varias organizaciones involucradas en el ejecución o cuando el programa se lleva a cabo en ubicaciones distintas paralelamente.
Es común que existan muchas versiones de un mismo documento pero también pasa que la misma versión del documento está en distintas ubicaciones físicas y/o virtuales.
En estos casos, el riesgo es que no haya sincronización de esas versiones y se agreguen o se eliminen datos sin que otros actores del programa se enteren o tengan acceso.
En muchos casos, como consecuencia de lo anterior o por deficiencias en la captura de datos, una de las partes recibe o accede a una información que carece de todos los datos que requiere para proceder a la acción prevista en el plan de ejecución o de medición del proyecto.
Esa carencia genera retrasos innecesarios e inconvenientes. Incluso, puede desanimar a las personas involucradas por el simple hecho de que no puede avanzar en sus labores como corresponde.
Es necesario acotar que esto no tiene que ver con el hecho de que en muchas ocasiones la data administrativa (necesaria para una medición), no está organizada o consolidada. Esto solo significa que hay que contemplar el tiempo necesario para organizar la información.
Otro de los desafíos a los que se enfrenta quien lidera un programa social tiene que ver con la posibilidad de mantener actualizada la data.
Es necesario tomar en cuenta que los programas de esta naturaleza suelen ejecutarse en poblaciones con cierta vulnerabilidad social; no tienen empleo fijo, viven en casas en alquiler o de familiares, viven aislados socialmente, etc.
Este hecho implica que sea difícil mantener el contacto con ellos durante la fase misma de ejecución del programa. Ni qué decir cuando el proyecto finaliza y se requiere recontactarlos. Este es un paso que normalmente plantea desafíos logísticos y financieros. Una data desactualizada, aumenta la complejidad de esos desafíos.
Este es el peor escenario en la gestión de información de un proyecto porque implica perder tiempo y esfuerzo, así como la posibilidad de contar con información valiosa.
Es un escenario que puede generar estrés en el equipo y que encarna riesgos importantes para la propia gestión del programa así como para la rendición de cuentas que se debe hacer al cierre.
En cada uno de estos ejemplos, más comunes de lo que creemos, la consecuencia directa es que ciertas acciones que debían hacerse, no se hagan o se hagan a destiempo, alterando los resultados esperados en la Teoría del Cambio de ese programa y por ende, en su impacto.
Todos estos son problemas comunes, pero también hay que considerar la falta de recursos (financieros y humanos) que facilite realizar el levantamiento de datos, así como la consolidación de los existentes.
Además puede ocurrir que los datos estén en distintos formatos: en papel, en excel, en word, en servidores, entre otros y consolidarlo es costoso en términos de tiempo además que puede requerir cierto know-how por parte del personal responsable del proyecto.
Para intentar solventar los problemas con al gestión y el análisis de los datos, muchas organizaciones recurren a herramientas tecnológicas que faciliten la tarea. Sin embargo, no siempre cuentan con personal capacitado para usarlos.
Por ejemplo, pueden recurrir a algunos softwares estadísticos como R, Python y STATA, pero estos requieren ciertos conocimientos de programación y estadística, para que se les pueda sacar el máximo provecho a sus funcionalidades.
Es decir, hay que disponer de tiempo y dinero para la adopción de esas herramientas como parte del proceso.
Y hasta acá el recorrido por los problemas más comunes de la gestión de datos en la ejecución de una iniciativa con impacto social. En una próxima entrega, ahondaremos sobre las herramientas usadas para solventarlos.